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La convention de mise à disposition

27/02/2021
Jérôme Benaïnous

Dans le cadre de votre activité professionnelle indépendante, vous êtes amené à utiliser du matériel personnel et peut-être même une pièce de votre domicile.

Vous avez le droit de les mettre à disposition de votre entreprise par le biais d'une convention de mise à disposition.

On vous explique comment faire.

Qu'est-ce qu'une convention de mise à disposition ?

C'est un document qui officialise les modalités de mise à disposition d'un matériel détenu à titre personnel ou d'une pièce de son habitation, à son entreprise.

Si vous avez décidé de domicilier votre entreprise chez vous. Un loyer peut être appliqué à la pièce vous servant de bureau ou de lieu de stockage de votre matériel professionnel.

Cette convention peut également prendre en compte diverses charges réelles nécessaires à votre activité que vous supportez entièrement à titre personnel.

Rédiger la convention de mise à disposition

Ce document est soumis à un certain formalisme.

Votre expert-comptable peut vous aider à le réaliser.

Convention de mise à disposition d'une pièce

Si vous optez pour la location d'une pièce de votre logement, au préalable il vous faut répondre à quelques questions :

Êtes-vous propriétaire ou locataire de votre logement ?

Si vous êtes locataire il vous faut vérifier que vous avez le droit de sous-louer une pièce de votre logement et d'y exercer votre activité professionnelle.

Quelle est la surface totale de votre logement et quelle est la surface de pièce que vous pensez mettre à disposition de votre entreprise ?

Vous ne pouvez pas mettre à disposition de votre entreprise 50 % de la surface de votre lieu de vie !

Quel est le montant du loyer envisagé ?

Vous devez déterminer ce montant en fonction des prix du marché, mais aussi au regard du loyer que vous payé, de la mensualité de votre prêt ou à défaut la valeur locative de votre habitation si vous en êtes propriétaire.

Quelles sont les charges fixes (électricité, téléphonie, Internet, etc.) que vous pouvez prendre en compte ?

Vous ne pouvez pas prendre en compte la totalité de vos frais EDF et internet par exemple. Un pourcentage entre activité pro et vie perso est à établir. Votre expert-comptable peut vous guider.

À quelle date la convention de mise à disposition doit-elle prendre effet ?

Calcul de la quote-part loyer

L'administration fiscale tolère un tarif de 30 % du loyer maximum, de la mensualité du prêt ou de la valeur locative du logement.

Vous pouvez déterminer la valeur locative de la pièce comme suit :

Loyer total / surface totale X 12 m² de surface dédiée à un bureau.

Note de frais

Il faut utiliser une quote-part fixe d'utilisation professionnelle pour les frais tels que l'électricité, la téléphonie, l'Internet.

Contacter votre expert-comptable afin d'établir un montant fiscalement acceptable.

Fiscalement, que devez-vous faire ?

Attention de part la perception d'un loyer, fiscalement, vous devenez loueur ou loueur de meublé. Vous devez donc penser à facturer le montant d'une location à votre entreprise pour que celui-ci soit pris en compte dans votre comptabilité professionnelle.

En tant que personne physique, si vous louez une pièce meublée, vous devez déclarer les loyers perçus en tant que revenu micro BIC.

Pour le cas de la location d'une pièce vide, les sommes reçues sont à déclarer en tant que revenu microfoncier sur votre déclaration personnelle d'impôt sur le revenu.

Convention de mise à disposition de matériel

Si vous avez du matériel acquis personnellement que vous souhaitez utiliser dans le cadre de votre activité professionnelle, il est bon de formaliser sa mise à disposition par cette convention.

Prenons l'exemple de la mise à disposition de matériel informatique :

Il faut indiquer au minimum la marque et la référence constructeur du produit et sa date d'achat afin d'en déterminer une valeur locative.

Certains frais professionnels sont déductibles pour votre entreprise, pour en savoir plus, renseignez-vous auprès d'un professionnel de l'expertise-comptable.

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Cabinet AFEX
Jérôme Benaïnous
Cabinet AFEX
Jérôme Bénaïnous est expert-comptable et commissaire aux comptes diplômé de Paris Dauphine. Il a reçu le Prix du meilleur mémoire d’Expert-comptable d’Île-de-France. Il a exercé en tant que directeur de mission chez Ernst & Young, un des plus importants cabinets d’audit financier et de conseil, avant de s’installer.
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