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Le point sur les frais professionnels déductibles pour votre entreprise

29/11/2020
Jérôme Benaïnous

Plus que jamais, il est nécessaire pour les dirigeants de société d’optimiser le paiement des charges sociales et de l’impôt sur le revenu dans le cadre de leur activité. En la matière, de nombreux frais peuvent classiquement être déduits du bénéfice ou remboursés au gérant sans paiement d’impôt ni de charges sociales. Trop souvent ignorés par les gérants, votre expert-comptable vous aide à faire le point sur ces éléments ! Dans quelles conditions déduire les frais kilométriques engagés pour le compte de sa société ? Peut-on se faire rembourser les frais de téléphonie et d’Internet ? Quelles sont les limites du remboursement des voyages d’affaire ? Peut-on organiser une réception financée par l’entreprise au domicile du gérant ? Votre expert-comptable vous répond !

D’une manière générale, comment exonérer de charges les remboursements des frais exposés par les gérants ?

Le statut des gérants d’entreprises est bien différent de celui des salariés. Pour ces derniers, l’établissement des notes de frais lorsqu’ils engagent des frais pour le compte de l’entreprise est simple, et leur remboursement ne donne lieu à aucune imposition ni charges sociales.

En revanche, la situation est plus complexe lorsqu’elle concerne le gérant d’une société. Dans les SARL, que le gérant soit minoritaire ou majoritaire, ces remboursements obéissent à un régime précis.

En principe, toutes les indemnités et remboursements qui sont calculés de manière forfaitaire sont assimilés à un complément de rémunération. Du point de vue du gérant, ces sommes sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu, elles donnent également lieu au paiement de charges sociales. Du point de vue de la société, elles ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires en tant que charges. Le régime du forfait n’est donc pas adapté à une optimisation de la fiscalité !

Le régime réel, en revanche, permet une meilleure déductibilité. Les remboursements ainsi effectués sont exonérés de charges sociales et d’imposition. Le formalisme pour le gérant est plus strict, puisque chaque euro dépensé et remboursé doit pouvoir être justifié sous peine de sanctions fiscales. Les justificatifs de chacune des dépenses que nous allons évoquer ci-après doit donc être précieusement conservé. De plus, les dépenses dont il est question ne doivent pas avoir été préalablement englobées dans l’abattement de 10% pour frais professionnels dont peuvent bénéficier les gérants de société. Il y a en la matière une règle de non-cumul.

Si vous souhaitez optimiser au mieux les frais liés au fonctionnement de votre entreprise, il est largement conseillé de faire le point avec un expert lors d’un rendez-vous comptable.

Les frais de voyage et de déplacement

Saviez-vous que certains frais de voyage et de déplacement peuvent être pris entièrement en charge par votre société ? À la condition de ne pas partir à Bali en famille durant les congés, il peut être intéressant d’opter pour une déduction fiscale et sociale de ces frais qui peuvent parfois être élevés ! Nous parlons plus précisément des frais de voyage et de déplacement nécessités par l’activité de votre entreprise.

Vous devez rencontrer un client dans une autre région ? Assister à une formation à l’autre bout de la France ? Rejoindre vos prospects pour une réunion d’affaires ? Pas de problème ! Les frais de déplacement englobent généralement de nombreuses autres dépenses : voyage, taxi, hôtel, frais de repas… D’une manière générale, ces frais peuvent être acquittés directement par votre société ou bien avancés par le gérant qui va en demander le remboursement sous la forme d’une note de frais. Bien évidemment, l’établissement d’une note de frais suppose le versement de tous les justificatifs nécessaires !

Votre expert-comptable peut vous indiquer la marche à suivre lors d’un rendez-vous comptable pour pouvoir déduire ces frais sans risquer de pénalité. Si ces dépenses excèdent 15.000€ par an, il sera nécessaire d’établir un « relevé de certains frais généraux » avec votre expert-comptable. L’absence d’établissement de cette déclaration pourra être sanctionnée en cas de contrôle.

Les cadeaux offerts par le gérant

Les cadeaux offerts par le gérant d’une société peuvent dans certaines conditions être déduits du chiffre d’affaires de l’entreprise. Vous souhaitez offrir un cadeau à vos fournisseurs à l’occasion des fêtes de fin d’année ? Remercier un client à l’occasion d’une importante commande qui a été passée ? Ces cadeaux d’affaires participent au bon fonctionnement de votre société et il est en conséquence normal de pouvoir les déduire de votre chiffre d’affaires !

Pour ce faire, ces cadeaux ne doivent pas présenter une valeur exagérée et la dépense doit avoir été exposée dans l’intérêt unique de l’entreprise. Ils représentent alors des charges déductibles s’ils ont été payés directement par l’entreprise, par exemple au moyen de sa carte bancaire. Si le gérant en a fait l’avance, il sera nécessaire d’établir une note de frais pour en obtenir le remboursement. La somme ainsi dégagée de la société n’est pas imposable ni au titre des charges sociales, ni au titre de l’impôt sur le revenu.

Les abonnements téléphoniques et d’Internet

Lorsque l’abonnement téléphonique et à Internet de l’entreprise est souscrit par la société pour être installé dans ses locaux, le caractère déductible de la charge ne pose pas de difficulté. En revanche, lorsque l’abonnement bénéficie au gérant de l’entreprise ou est souscrit à son domicile, plusieurs critères doivent être réunis pour pouvoir le déduire du chiffre d’affaires en tant que charge.

Dans un cadre privé en effet, il est nécessaire de considérer l’abonnement au téléphone et à Internet comme un avantage en nature à destination du gérant. Cette somme ouvrira alors une imposition au titre des charges sociales et de l’impôt sur le revenu. Il est toutefois possible d’établir une note de frais pour obtenir le remboursement de l’abonnement, pour une quote-part correspondant à l’utilisation professionnelle de l’abonnement. Cette quote-part est en général calculée en fonction du nombre d’heures d’utilisation, et ne peut pas excéder 50% du coût total de l’abonnement.

Les dépenses vestimentaires

Les dépenses vestimentaires peuvent dans certains cas être déduites du chiffre d’affaires de l’entreprise. Pour ce faire, elles doivent être liées directement à l’exercice de la profession en question. Il ne s’agit donc pas de faire financer par votre entreprise votre prochain costume ou vos chaussures. Les dépenses visées ici concernant par exemple l’achat d’un bleu de travail, d’un tablier de cuisinier, de chaussures de sécurité… Ces vêtements dont la dépense est déductible ne doivent être utilisés que dans le cadre de l’entreprise.

Si le dirigeant d’une entreprise finance ses vêtements au moyen du compte bancaire de l’entreprise, il faudra alors considérer cette dépense comme un avantage en nature, qui donnera lieu au paiement de charges sociales et sera soumise à l’impôt sur le revenu.

La déduction de la TVA sur les frais professionnels

Si la déduction des frais engagés pour le compte de la société du chiffre d’affaires est intéressante, notamment pour le calcul de l’assiette de l’impôt sur les sociétés, les dirigeants préfèreront largement pouvoir également en déduire la TVA ! Il faut cependant savoir que tous les achats n’offrent pas la possibilité de déduire intégralement la taxe sur la valeur ajoutée. Un rendez-vous comptable sera en la matière nécessaire pour faire le point sur ce qui sera le plus judicieux pour votre entreprise.

À titre d’exemple, en cas de location de véhicule, la TVA sera récupérable s’il s’agit d’un véhicule utilitaire mais pas s’il s’agit d’un véhicule de tourisme. Elle ne le sera jamais sur les indemnités kilométriques et les frais de transport… Concernant l’essence, tout dépendra du carburant utilisé, la récupération de la TVA pourra alors aller de 60% à 100% en fonction. Elle est récupérable concernant les frais de repas si la dépense est faite dans l’intérêt unique de l’entreprise, mais pas pour les repas personnels du dirigeant.

Il sera donc nécessaire de faire le point avec votre expert-comptable pour estimer au mieux sur quelles dépenses vous pourriez récupérer la TVA dépensée.

Les frais d’utilisation du véhicule personnel

Si le gérant de SARL souhaite utiliser son véhicule personnel dans un cadre professionnel, il doit être bien conscient de ce qu’il est possible de faire en matière de comptabilité, car tout n’est pas permis ! Dans tous les cas de figure, une dépense ne sera jamais déductible si elle n’a pas été engagée dans l’intérêt unique de l’entreprise ou si certains justificatifs manquent à l’appel.

Les frais correspondant au trajet domicile-travail du gérant ne pourront ainsi jamais être remboursés ni être déductibles. S’ils l’étaient, cela correspondrait à un complément de rémunération soumis aux charges sociales et à une imposition sur le revenu. Les frais correspondant à ces trajets sont en effet déjà englobés dans la déduction de 10% correspondant aux frais professionnels.

En revanche, lorsque le véhicule est utilisé pour se rendre chez un client ou un fournisseur par exemple, de nombreux frais peuvent être pris en charge par l’entreprise : frais de carburant, frais de réparation, frais d’entretien, pneumatiques, péages, stationnement… Y compris l’assurance ou les mensualités en cas de crédit-bail !

Votre expert-comptable doit dans ce cas calculer la quote-part correspondant à l’utilisation professionnelle du véhicule. Il est toujours nécessaire d’en conserver les justificatifs.

Les réceptions organisées par la société

Lorsqu’une réception est organisée par l’entreprise, il est toujours nécessaire de vérifier qu’il y a une proportionnalité entre l’évènement organisé et l’importance des opérations effectuées par l’entreprise. Cette règle permet d’éviter tout abus en matière de déductibilité.

Dans les cas où la réception est organisée au domicile du gérant, il ne faut bien sûr pas que la réception ait un caractère familial, auquel cas elle serait totalement exclue d’un éventuel remboursement par l’entreprise !

Lorsque les dépenses en matière de réception excèdent la somme de 3000€ au cours d’un même exercice, il sera nécessaire de demander à votre expert-comptable d’établir un « relevé de certains frais généraux ». En l’absence de ce relevé, votre entreprise pourrait subir des pénalités fiscales.

Vous souhaitez en savoir plus sur les charges déductibles ?

Si vous avez un doute sur le caractère déductible ou non de certaines charges de votre entreprise, n’hésitez pas à solliciter votre expert-comptable. Une étude pourra également être réalisée dans le cadre d’un rendez-vous comptable pour vous expliquer tous les points concernant l’optimisation fiscale et sociale du paiement de ces charges.

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Cabinet AFEX
Jérôme Benaïnous
Cabinet AFEX
Jérôme Bénaïnous est expert-comptable et commissaire aux comptes diplômé de Paris Dauphine. Il a reçu le Prix du meilleur mémoire d’Expert-comptable d’Île-de-France. Il a exercé en tant que directeur de mission chez Ernst & Young, un des plus importants cabinets d’audit financier et de conseil, avant de s’installer.
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