La facture est un document comptable obligatoire, dans la relation commerciale entre 2 entreprises ou entre une entreprise et un particulier. Elle répond à un certain formalisme et doit contenir des mentions obligatoires.
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Les différents types de facture
La facture est un document définitif qui justifie un achat ou une vente en comptabilité.
La facture commerciale est plus détaillée et souvent utilisée à l'international. Elle mentionne notamment la valeur en douane des marchandises, utile au calcul des taxes et droits de douane à régler.
La facture d'avoir permet de corriger une facture erronée ou bien de l'annuler.
La facture d'acompte est relative à une avance versée avant la fin des travaux ou avant la livraison d'un bien. Le montant sera reporté sur la facture finale.
La facture intracommunautaire concerne les échanges (achat et vente) de biens et de services dans l'Union européenne.
La facture proforma est une facture-devis provisoire indicative, elle renseigne le client sur les conditions générales de ventes et les tarifs. Elle n'entre pas en comptabilité.
Une facture de clôture met un terme à une période de consommation ou à un contrat.
Les mentions obligatoires d'une facture
La facture est un document qui atteste d'une transaction entre 2 parties. Pour être juridiquement valable, elle doit comporter plusieurs éléments. Les outils de facturation et de gestion commerciale incluent la création des différentes factures. Ils sont paramétrés pour tenir compte des obligations comptables. Si vous avez un doute, n'hésitez pas à contacter votre expert-comptable à ce sujet.
En en-tête de facture et partie supérieure du document
L'identité et les coordonnées du vendeur ou prestataire doivent être mentionnées.
Le mot facture doit figurer sur le document et un numéro unique séquentiel doit lui être attribué. Elle doit être rédigée en langue française et établie en 2 exemplaires.
Elle comporte obligatoirement une date d'émission et éventuellement si cette dernière est différente et nécessaire, une date de vente ou de prestation de services, dans la partie relative au détail de la vente.
L'identité de l'acheteur, ainsi que son adresse postale de facturation doivent aussi apparaître.
La partie désignation des produits et prestations
Au niveau de la désignation des produits et des prestations, il est nécessaire de noter :
- la nature de la prestation ou le détail des produits vendus
- la quantité et ce à quoi elle correspond (unité)
- le prix unitaire hors taxes
- le taux de TVA
- les éventuelles remises et rabais
- le montant total hors taxes
- le montant de la TVA
- le montant total toutes taxes comprises
La date et le délai de paiement doivent être mentionnés ainsi que le taux de pénalités en cas de non-paiement, à la date indiquée.
Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de paiement, d'un montant de 40 € est aussi à indiquer.
Au choix : partie supérieure ou pied de facture
Il faut mentionner les informations suivantes : le numéro de SIREN ou SIRET, code APE, le numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) pour les commerçants et le numéro au répertoire des métiers pour les artisans.
Si le vendeur ou prestataire est redevable de la TVA, il faut indiquer le n° d'identification à la TVA.
Sanctions
Si les règles de facturation ne sont pas respectées, vous vous exposez à des sanctions. Votre expert-comptable peut vous les indiquer, et vérifier avec vous la conformité de vos documents de vente.
Les mentions particulières
Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion agréé, il doit le mentionner.
S'il est en franchise de TVA, cette notion est à indiquer sous la forme suivante : «TVA non-applicable, art. 293 B du Code général des impôts».
Si l'entreprise est sous-traitante et que c'est l'entreprise principale qui déclare la TVA, il faut inscrire «autoliquidation de la TVA», ainsi que le montant hors taxes.
Si votre activité est soumise à une assurance professionnelle obligatoire, elle doit être précisée.
Dans le BTP, des mentions particulières sont obligatoires, notre article vous les précise.
Transmission des factures
Une facture validée peut être envoyée au client par voie dématérialisée ou par voie postale.
Concernant les clients de la sphère publique, les factures doivent être transmises par la plateforme chorus pro.
